Venwoude en coronamaatregelen

Laatst bijgewerkt: 3 juni 2020

Beste en dierbare klanten en gasten van Venwoude,

Vanaf 1 juli openen wij onze deuren voor retraites. Het mag weer!! Wij verheugen er ons enorm op om jullie weer te kunnen ontvangen.

Deze Corona tijd vraagt aanpassing van ons allemaal, van de docent/trainer, van de deelnemers en van ons als retraite centrum. Het daagt en nodigt ons aan alle kanten uit om anders te denken en te creëren. Het vraagt  van ons een investering in tijd, aandacht en mogelijke shift in mindset.

Het unieke en grote voordeel van Venwoude is haar ruime  opzet in gebouwen en de vele buitenruimte die het landgoed biedt. Waar nodig of gewenst kunnen we de binnenruimte aanvullen met buitenmogelijkheden.

Retraite Centrum Venwoude wil bijdragen aan bewustzijnsontwikkeling, en voor ons is (fysiek) contact daarin een belangrijke waarde. Het raakt ons diep in ons hart dat we ons centrum nu moeten inrichten op de 1,5 meter afstandsregels. We weten echter ook dat een gevoel van veiligheid de belangrijkste voorwaarde is voor spirituele en persoonlijke ontwikkeling. Wij geloven dat we ook mét Corona maatregelen, prachtige en waardevolle retraites en opleidingen kunnen faciliteren, door in verbinding met onze klanten naar nieuwe vormen en invullingen toe te werken.

Hieronder informeren wij jullie over onze genomen maatregelen en wat deze bijzondere tijd van ons vraagt in onze samenwerking. We vragen je deze informatie te lezen met het besef dat je veilig voelen een individuele ervaring is. Onze insteek als centrum is dat we  iedereen zich veilig willen laten voelen. We vragen je dit mee te nemen in de beleving van de maatregelen en aanpassingen die we hebben doorgevoerd

Onze wens is de nodige veranderingen met elkaar te dragen en samen te kijken naar de mogelijkheden. We gaan hier graag met je over in gesprek. Onze intentie is om zo spoedig mogelijk met al onze klanten telefonisch contact op te nemen. Aarzel alsjeblieft niet om ook uit jezelf met ons contact op te nemen, mocht je vragen, wensen,  overwegingen hebben.

Wij zijn er helemaal klaar voor dit avontuur aan te gaan en hopen jullie spoedig (weer) te ontvangen op ons landgoed!

Warme hartewensen,

Team Venwoude

 

Onze belangrijkste uitgangspunten 

  • Om veiligheid te kunnen bieden in de 1,5 meter samenleving hebben wij aanpassingen doorgevoerd en protocollen vastgesteld voor ons retraite centrum.  Dit doen wij op basis van de richtlijnen van de overheid en het RIVM.  
  • We zien veiligheid als een gezamenlijke verantwoordelijkheid, waarover we met elkaar in gesprek willen zijn (voor, tijdens en na de retraite).
  • Ons streven is om optimale veiligheid te bieden aan gasten en medewerkers en hen hierin te ontzorgen. 
  • We  houden daarin rekening met de anderhalve meter regel en de extra aandacht voor de hygiëne. 
  • Alle gasten op ons terrein dienen zich te houden aan de richtlijnen die zijn opgesteld om diezelfde gasten te beschermen. Waar nodig zullen wij de mensen hieraan herinneren. Tevens nodigen wij de gasten uit dit ook te doen. 
  • We verzoeken gasten en medewerkers ten alle tijden bij eventuele klachten (koorts, hoesten, neusverkoudheid of benauwdheidsklachten, ook van huisgenoten) thuis te blijven. 
  • Veel van het werk dat op Venwoude wordt gedaan heeft een groot risico op besmetting. Daarom vragen wij alle klanten ozich aan onze protocollen te houden voor de veiligheid van de deelnemers. 

Wat vraagt dit in de  samenwerking?  

  • Om de maatregelen en de veiligheid te kunnen bieden, zullen we meer dan anders  afstemming en punctualiteit vragen in de tijden van aankomst, pauzes en maaltijden.
  • Mogelijke aanpassing in opzet en uitvoering van het retraite programma. Denk hierbij aan: ruimere tijdspanne voor bepaalde programmaonderdelen zoals lengte van pauzes.
  • In sommige situaties is aanpassing van het gedrag in de zalen nodig om de capaciteit of werkvorm mogelijk te maken .
  • Gedeelde verantwoordelijkheid in het houden aan de afspraken tijdens de retraites .
  • Gedeelde verantwoordelijkheid in het elkaar herinneren aan de anderhalve meter regel .

Aanpassingen voor de 1,5 meter afstand in grote lijnen  

  • Retraites met aanraken en intimiteit kunnen alleen met (gelegenheids-)koppels. 
  • Lichaamswerk met kans op zweet en intensieve ademhaling kunnen alleen buiten aangeboden worden. Wij zorgen voor geschikte plekken en bijbehorende faciliteiten. 

 Communicatie in grote lijnen  

  • Vooraf uitgebreid doornemen van het programma van de retraite om samen te beslissen wat wel of niet of in aangepaste vorm kan. 
  • Specifieke afstemming met een instructie aan trainer/docent om veiligheid van groep te waarborgen.
  • 1,5 meter protocol vooraf per mail beschikbaar stellen aan  trainers/docenten en deelnemers, inclusief voorwaarden om te mogen komen .
  • Notificaties met onze richtlijnen op de cruciale plekken op onze locatie, denk aan groepsruimtes, sanitair, ontvangstruimte, eetzaal, slaapkamers .
  • Op plekken waar er een rij dreigt te ontstaan (buffet, in en uitgangen) geven we de 1.5 richtlijnen duidelijk aan met kaders op de grond. Dit ter ondersteuning en herinnering aan de gepaste afstand.
  • Welkomstwoord door onze gastvrouw met daarin extra aandacht voor de situatie en de veiligheidsmaatregelen .

Aanpassingen voor de 1,5 meter afstand in grote lijnen  

  • Om de logistiek op het terrein en in de gebouwen te organiseren, hebben we duidelijke bewegwijzering en looproutes aangegeven.
  • Het ontvangst, de receptie, en koffie/thee en andere consumptieaanbod  blijven we aanbieden vanuit de Piramide. Voor het nemen van  een rustmoment vragen we onze gasten uit te wijken naar buiten,  de tuin en het bos,  of  dit te doen in de groepsruimte.  Op het grasveld tussen de Piramide en de Villa plaatsen we hiervoor tenten, zodat ook daar droog en windvrij gezeten en ontspannen kan worden. 
  • Voor de doorstroom en veiligheid tijdens ontvangst, vragen we mensen uiterlijk een half uur voor aanvang van de retraite te arriveren. Bij  het arriveren van meerdere  groepen of een grote groep zal het ontvangst op verschillende locaties en/of tijdstippen plaatsvinden. 
  • De capaciteitsmogelijkheden in de groepsruimte veranderen in verband met de 1,5 meter afstandWe maken onderscheid tussen een indeling waarbij ten alle tijden ook de looproutes in de zaal veilig zijn (optimale veiligheid capaciteit) en een indeling waarbij de deelnemers zich aan bepaalde gedragsregels dienen te houden om veilig te zijn (maximale capaciteit). Samen kunnen we bekijken welke opstelling gewenst is en het best past bij jouw retraite. De capaciteitsmogelijkheden  hebben we uitgewerkt in een pdf  inclusief tekeningen en foto’s.
  • Keuken/eetruimte:  de eetruimte  is  zo ingericht dat er 30 mensen tegelijk kunnen eten met overal  voldoende ruimte tussen de gasten. Voor grotere groepen is uitbreiding mogelijk naar ons terras en waar nodig regelen we tenten. Bij meerdere groepe  dienen we de maaltijden  in  shifts  aan. Om optimale hygiëne te kunnen bieden zal een medewerker aan het buffet de maaltijden uitserveren. 

Hygiëne maatregelen in grote lijnen  

  • Frequente reiniging raakvlakken (deurknoppen, lichtschakelaars, kranen, e.d.) .
  • Extra schoonmaakrondes sanitair .
  • Personaliseren van drinkgerei; mensen worden verzocht hun eigen drinkbekers mee te nemen.  
  • Personaliseren van materialen in groepsruimte: een ieder gebruikt steeds dezelfde materialen van de locatie (matrassen,  yogakussentjes en yogamatjes)  of neemt dit zelf mee van huis.
  • Beschikbaar stellen van desinfecterende middelen/handschoenen op diverse plekken van gemeenschappelijk gebruik. 
  • Slapen in de zalen is niet veilig en daardoor niet langer mogelijk. 

Naar boven